La première étape est de fixer une date pour votre événement. Il est recommandé de vérifier si un événement similaire est déjà prévu au même moment. Pensez également aux événements récurrents, qui se déroulent souvent à la même période chaque année.

Le site internet de la Ville de Neuchâtel mentionne quelques-uns des événements importants qui s’y déroulent :

• Informations sur cette page

Tourisme neuchâtelois tient un agenda en ligne des grands événements se déroulant dans le canton de Neuchâtel.

• Informations sur ce lien

Le culturoscoPe est un agenda en ligne qui permet, moyennant la création d'un compte, de planifier votre manifestation en consultant les événements encore non annoncés publiquement.

• Informations :www.culturoscope.ch/tous-les-evenements/neuchatel

Si vous souhaitez connaître les disponibilités ou pré-réserver une date pour un événement ayant lieu sur le domaine public, vous pouvez contacter l’Office domaine public du Service communal de la protection et de la sécurité (SPS).

• Contact: sps-domainepublic@ne.ch.

a) Salles en location

La Ville de Neuchâtel propose des salles en location sur l’ensemble du territoire communal.

• Informations et réservations sur cette page

Les événements ouverts au public sont soumis à autorisation, sous condition. Il existe deux entités compétentes : le Service de la protection de de la sécurité (SPS) de la Ville de Neuchâtel et le Service cantonal de la consommation et des affaires vétérinaires (SCAV). Il existe des exceptions, cependant il vous appartient de vous assurer d’être en règle. En cas de doute, renseignez-vous auprès des deux services.

b) TransN

Toute manifestation ayant lieu à proximité des installations et de la circulation des trains, des bus, des trolleybus et des funiculaires doit être communiquée à TransN afin que les mesures nécessaires puissent être prises. A cet effet un formulaire est à votre disposition. Celui-ci devra être complété et transmis au moins 16 semaines avant une manifestation entraînant des modification d’arrêts ou des déviations de lignes.

a) Manifestation sur le domaine public

Pour tout événement sur le domaine public (p.ex. place publique, parc public, trottoir, terrasse, rue, etc.), il est nécessaire de faire une demande d’autorisation au SPS. Chaque manifestation sera évaluée individuellement. La demande doit être faite au plus tard 30 jours ouvrables avant l’événement.

• Renseignements : SPS-domainepublic@ne.ch

• Lien vers le formulaire

b) Manifestation publique (avec restauration, danse, ou jeu)

Lorsque la manifestation est ouverte au public (que ce soit sur terrain privé ou public), comprend de la restauration, de la danse publique ou du jeu public, une demande spécifique d’autorisation d’organiser une manifestation publique doit être déposée auprès du Service de la consommation et des affaires vétérinaires (SCAV) via un formulaire. Cette demande doit être réalisée au plus tard 30 jours avant la manifestation et est soumise au paiement de redevances et émoluments.

• Informations et  formulaire en suivant ce lien

• Contact : scav.mp@ne.ch ou 032 889 68 30

c) Utilisation d'une sonorisation

En cas d’utilisation de sonorisation dans le cadre d’une manifestation ayant lieu ailleurs que sur le domaine public, il est nécessaire de déposer une demande d’autorisation qui pourra vous être délivrée par le Service de la protection et de la sécurité. Celle-ci contiendra les conditions et directives émises par la Ville de Neuchâtel, notamment en termes d’horaires, d’environnement et de protection contre le bruit.

Cette demande doit être faite au plus tard 30 jours avant la manifestation et est soumise au paiement de redevances et émoluments.

• Renseignements : SPS-domainepublic@ne.ch
• Lien vers le formulaire

d) Associations de quartier

Pour les associations de quartier, il n’est pas nécessaire de faire de demande d’autorisation lorsque le nombre total de participants ne dépasse pas 200 personnes, et qu’il n’y a pas de vente de boissons spiritueuses ni de sonorisation (voir sur le site du SCAV). Les associations reconnues d’utilité publique peuvent être exonérées des redevances sur les manifestations publiques mais restent redevables des redevances sur le débit de boissons alcooliques et des émoluments perçus par le SCAV.

Certains événements ne nécessitent pas d’autorisation (cf. liste complète des exceptions sur cette page).

Il faut demander une autorisation si...
(et pour rappel, en cas de doute, il vaut mieux se renseigner auprès des deux services)

Du matériel (tables, bancs, barrières, poubelles, etc.) peut être loué auprès de l’Office de la voirie. Pour les manifestations privées, sportives, scolaires, associations de quartiers ou diverses, suite à la réservation, une demande de gratuité partielle ou totale pour la location du matériel de la Ville (les frais de transports restant dus) peut être faite auprès des Infrastructures. La demande doit être adressée avant la manifestation.

• Informations et réservations en ligne :sur cette page
• Demande de gratuité : Dicastère du développement durable, de la mobilité, des infrastructures et de l’énergie, ddmie.neuchatel@ne.ch, 032 717 76 02

a) Interdiction de la vaisselle plastique à usage unique

Afin de limiter les quantités de déchets générés par la vaisselle à usage unique et les nuisances dues au littering, l’usage de la vaisselle en plastique à usage unique ou en produits dits compostables ou biodégradables est interdit depuis le 1er janvier 2023, pour les manifestations se tenant sur le domaine public cantonal ou le domaine public communal de la Ville de Neuchâtel.

Toutes les infos sur la réglementation et les solutions proposées sur : www.neuchatelville.ch/manifsdurables

b) Matériel de sonorisation et d’animation

Du matériel de sonorisation et d’animation peut être emprunté auprès du Service de la cohésion sociale, pour des acteurs et actrices culturel-le-s et associations sans but lucratif.

• Informations sur cette page.
• Contact: materiel.animation.neuchatel@ne.ch

c) Scènes mobiles

3 scènes mobiles (12m², 27m² et 48m²) peuvent être louées.

Une assurance RC manifestation doit être jointe à la demande.

• Informations et demande de location sur cette page
• Contact: materiel.animation.neuchatel@ne.ch ou tél. +41 32 717 73 82
   

d) Electricité et eau potable

En cas de besoin d’électricité ou d’une arrivée d’eau potable, prendre contact avec Viteos SA. Il y a également la possibilité de louer des guirlandes lumineuses.

• Informations électricité: tél. +41 32 886 07 22 ou yanick.pereiralopes@viteos.ch
• Informations eau: tél. +41 32 886 06 55 ou nedim.Cormehic@viteos.ch

e) Gestion et tri des déchets

L’élimination des déchets produits lors d’une manifestation incombe à l’organisateur, qui doit rendre les emplacements propres (nettoyage éventuel par l’Office de la Voirie à la charge des organisateurs). Afin d’éviter le littering, l’organisateur veillera à disposer suffisamment de poubelles pour le public et s’assurera de leur vidange régulière. Si les food trucks, stands-restaurants et bars devaient salir ou abîmer le sol, il faut prévoir une couche de séparation adéquate pour préserver les surfaces.

Elimination des déchets :

• Déchets incinérables : il est obligatoire d’utiliser les sacs taxés Neva (max 35 litres) si vous utilisez les containers enterrés.
• Déchets triés : La voirie propose sur cette page du matériel pour récupérer les déchets triés.

Les déchets triés (verre, alu, papier) peuvent être éliminés à la déchetterie. Pour le recyclage du PET vous pouvez contacter PET-Recycling. Pour le recyclage des canettes de boissons contacter IGORA, qui se charge de la mise à disposition du matériel et de la récupération des matériaux.

Pour toute question: materiel.manifestation.vdn@ne.ch

f) Protection des espaces végétalisés

L’Office des parcs et promenades donne des recommandations concernant la protection des espaces végétalisés (tels que les arbres, les surfaces herbeuses ou plantées).

• Informations sur cette page
   

g) Eaux usées

Le Bureau technique des Infrastructures se tient à disposition pour toute information sur les emplacements de raccordement aux eaux usées (égouts). Ce même service vous informera dans l’autorisation de la manifestation des conditions liées à chaque emplacement.

• Informations sur cette page

L'Office des parcs et promenades a émis un certain nombre de directives lors de l'organisation de manifestations, si celles-ci ont lieu dans des parcs, sur des surfaces vertes ou à proximité d'arbres. Des dispositions spéciales sont prévues pour les Jeunes-Rives et le Jardin anglais.

Les différentes mesures de précaution à prendre sont réunies sur ce document.

Pour l’organisation de loteries, lotos, ou tombolas, des autorisations spécifiques sont nécessaires auprès du SCAV. Lorsque le montant des mises (prix total des billets vendus) est inférieur à 10'000 CHF et ne dispose pas de lots en espèces (y.c. bons d’achat), elles sont considérées comme « Tombolas et lotos sans lots en espèces » et sont soumises à un formulaire d’annonce auprès du SCAV. Pour tout autre situation, il faut demander une autorisation selon critères annoncés sur le site du SCAV.

Les jeux concours sans mises ne sont pas soumis ni à annonce ni à autorisation.

• Règlement et formulaires sur ce lien
• Informations et contact : scav@ne.ch

Pour toute question ou renseignement concernant la sécurité, il est possible de s’adresser au Service communal de la protection et de la sécurité.

• Informations: SPS-domainepublic@ne.ch

a) Assurances

Il est recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile (RC) manifestation privée, afin d’être couvert en cas d’accident.

b) Feux d’artifice et dispositifs pyrotechniques

Il est nécessaire de remplir un formulaire auprès du Service communal de la protection et de la sécurité.

• Règlement et formulaire sur cette page   

c) Signalisation

Des triopans (matériel de signalisation) sont disponibles sur demande auprès du Service de la protection et de la sécurité.

• Contact: sps-securitepublique@ne.ch

Il est possible de bénéficier de soutien de la part de la Ville pour des projets culturels et artistiques ou pour des projets favorisant le vivre-ensemble et la cohésion sociale.

Toute demande doit en principe parvenir au moins 3 mois avant la date de la manifestation.

• Informations et formulaires: https://www.neuchatelville.ch/subventions/
• Contact culture: culture.vdn@ne.ch
• Contact cohésion sociale :cohesionsociale.neuchatel@ne.ch ou tél. +41 32 717 73 80

Les frais pour des prestations de services de la Ville de Neuchâtel et parfois de Viteos peuvent être partiellement ou totalement remboursés. Ceci concerne uniquement les manifestations culturelles et socioculturelles à but non lucratif et sans caractère religieux ou politique qui ont lieu sur le territoire communal. La demande doit parvenir au moins 1 mois avant la manifestation et être accompagnée des devis pour les frais prévus. Le remboursement aura lieu, selon accord, après la manifestation et sur présentation des justificatifs de paiement.

• Informations : Secrétariat général de la culture, de l’intégration et de la cohésion sociale, cics.neuchatel@ne.ch, tél. +41 32 717 73 96

Pour des manifestations réalisées par et/ou pour des jeunes Neuchâtelois-e-s, le Parlement des Jeunes de la Ville de Neuchâtel ou la déléguée à la jeunesse peut offrir un soutien (logistique, financier).

• Informations : Service de la cohésion sociale, déléguée à la jeunesse, cohesionsociale.neuchatel@ne.ch ou tél. +41 32 717 73 80.
• Formulaire de demande de soutien (Parlement des jeunes) :https://pjne.ch/demande-de-subvention/

a) Agenda culturel Le culturoscoPe

Il est possible de promouvoir son événement via l’agenda culturel en ligne Le culturoscoPe. Un partenariat avec la Ville de Neuchâtel permet une diffusion également sur l'agenda de la Ville, sur cette page.

• Informations et contact :culturoscope.ch/presentation/organisateurstrices ou E-mail : culturoscope@neuchatelculture.ch

b) Presse locale

Si la manifestation concerne un public plus large que le quartier, il est possible d’envoyer un communiqué de presse à l’attention des médias. Ceci ne garantit toutefois pas qu’ils annoncent effectivement votre événement.

Parmi les principaux médias régionaux, citons Arcinfo, Canal Alpha, RTN.

La Ville de Neuchâtel réalise et distribue aux 30'000 ménages de la commune le journal officiel N+ et s'efforce d'annoncer un maximum de manifestations à but non lucratif, sans parvenir toutefois à être exhautive. Pour avoir une chance que votre manifestation y soit annoncée, il faut envoyer les informations relatives à la manifestation concernée dans l'idéal trois semaines avant l'événement.

• Informations et contact :journal.neuchatel@ne.ch

c) Banderoles

La Ville de Neuchâtel met à disposition des emplacements où peuvent être fixées des bâches/banderoles pour une durée limitée. Une demande d’autorisation doit être formulée.

• Informations et demande d’autorisation sur cette page

d) Distribution d’imprimés publicitaires (flyers)

Pour la distribution d’imprimés publicitaires (flyers) sur le domaine public, avec ou sans stand, une demande d’autorisation doit être formulée.

• Informations et demande d’autorisation sur cette page
• Pour tout complément d’information concernant l’utilisation du domaine public, s’adresser à l’Office du domaine public (SPS): sps-domainepublic@ne.ch

e) Affichage socioculturel

Des affiches de format A2 ou A3 peuvent être posées pour une durée de deux semaines sur quatre surfaces et colonnes d’affichage, au centre-ville et dans plusieurs quartiers. Les affiches doivent être remises au préalable à notre partenaire La Cyclone qui se chargera de les poser et de les retirer.

• Informations sur cette page
• Adresse pour la livraison des affiches : Coopérative Cyclone, Rue de la Pierre-à-Mazel 6 (accès par le Black Office, rue de l’Eglise) ; du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00.
• Informations : Service la cohésion sociale, déléguée à l’intégration, +41 32 717 73 97, luana.ditrapani@ne.ch

g) Autre affichage

Un affichage culturel est également proposé par la Ville de Neuchâtel, à disposition des actrices et acteurs culturels.

• Informations sur cette page

Certaines associations de quartier gèrent des vitrines d’affichage. Si vous souhaitez annoncer votre manifestation dans la vitrine de votre quartier, prendre contact avec l’association de quartier.

• Contacts sur ce lien

Pour rappel, l’affichage sauvage (sur tout support non autorisé sur domaine public ou privé) est interdit et peut être amendé.

Affichage commercial: la société Horizon gère l'affichage commercial (non gratuit) sur l'espace public. La SGA gère de son côté plusieurs zones d'affichage sur le domaine privé ainsi que dans les transports publics.